Компания "Восточная горнорудная компания"
Вам предстоит заниматься:
1. Ведение документооборота:
- Регистрация корреспонденции в журнале учета (присвоение номеров, предоставление даты, фиксация отправителя и краткое содержание).
- Регистрация исходящей корреспонденции (присвоение исходящих номеров, отправка контрагенту).
- Подготовка комплектов документов для подписания директором и руководителем проектов.
- Контроль сроков исполнения документов, требующих ответа или действий.
- Контроль своевременности подписания документов ответственными лицами.
- Передача подписанных документов адресам (подрядчикам, подразделениям сообщества).
2. Взаимодействие с подрядными организациями:
- Коммуникация с подрядными организациями по получению вопросов и передаче оригиналов закрывающих документов (актов выполненных работ, КС-2, КС-3, счетов-фактур, УПД и иной исполнительной документации).
- Оперативно информированные руководители проектов о предоставлении документации со стороны подрядчиков.
- Фиксация факта/передачи оригиналов документов (реестры, расписки, отметки о вручении).
3. Работа с заявками на оплату:
- Приём заявок на оплату от подрядчиков и внутреннее обеспечение проекта.
- Проверка комплектности и правильности документов, прилагаемых к заявкам на оплату (соответствие реквизитов, наличия подписей, печатей).
- Заведение заявок на оплату в системе 1С ERP : создание заявок, заполнение реквизитов (контрагент, последняя, назначение платежа, статья затрат, проект, срок оплаты).
- Контроль корректности отражения документов в 1С ERP совместно с бухгалтерией.
- Передача заявок на согласование по регламенту компании.
- Отслеживание последствий рассмотрения заявок по цепочке согласования и информирование инициаторов о нарушениях.
- Проверка фактов проведения расчетов с бухгалтерией/отделом финансовой отчетности.
- Ведение сводного реестра заявок на оплату по проекту с актуализацией статусов для руководителя проекта.
4. Общие обязанности:
- Выполнение поручений руководителя проектов и директора в рамках административного сопровождения проекта.
- Взаимодействие с подразделениями компании (бухгалтерия, юридический отдел, отдел снабжения и т.д.) по вопросам документационного обеспечения проекта.
- Соблюдение требований конфиденциальности в отношении информации, значение коммерческой тайны компании.
Нам важно:
-
Образование не ниже средне-специального.
-
Опыт работы с большим количеством документов.
-
Высокий уровень внимательности и ответственности.
МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:
- Работу в стабильной, динамично-развивающейся компании.
- График работы: пятидневная рабочая неделя.
- Место работы: Шахтерск, Ленина 16а.
- Декретная ставка на 2 года.